Aankoopbeleid

AANKOOPBELEID VAN HET AGENTSCHAP NET BRUSSEL

1. PRESENTATIE EN KERNCIJFERS

• Het Agentschap Net Brussel (hierna "Agentschap" genoemd) is een paragewestelijke instelling van het type A. Het staat onder het rechtstreekse toezicht van de Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering bevoegd voor Klimaattransitie, Leefmilieu, Energie en Participatieve democratie. Het Agentschap stelt ongeveer 3000 mensen tewerk.
   
• De algemene begroting van het Agentschap voor 2021 bedroeg 281.300.000 EUR.
   
• Het Agentschap heeft 12 exploitatiesites en 5 Recypark, alsook een vloot van meer dan 700 voertuigen en veegmachines die dagelijks worden ingezet om ons afval te beheren en onze openbare ruimte net te houden.

Algemene activiteiten

• Ophaling:
  • Huishoudelijk afval: 328.977,16 ton huishoudelijk afval is door het Agentschap opgehaald in 2020;
  • Recypark: In de 5 Recypark is in 2020 in totaal 28.000 ton ingezameld, 1.500 ton meer dan in 2019. Naast dit omvangrijk afval (grofvuil, steenpuin, schroot, plastic, enz.) was er ook klein chemisch afval, goed voor iets meer dan 370 ton;
  • Afval van commerciële klanten onder contract, in concurrentie met andere spelers in de sector.
     
• Reiniging:
  • De Reinigingsdienst heeft meer dan 600 mensen in dienst en beschikt over uitgebreide logistieke middelen. De dienst is 7 dagen per week actief, tussen 5.00 en 21.30 uur. De dienst is verantwoordelijk voor het onderhoud van 426 km gewestwegen en enkele gemeentewegen onder contract, alsook voor de reiniging van de wegen tijdens grote evenementen.
     

2. GECENTRALISEERDE AANKOOP

De dienst Aankopen, die als ondersteunende dienst fungeert, centraliseert en coördineert alle overheidsopdrachten in een Algemene opvolgingstabel. Deze tabel maakt het mogelijk om in één document de verschillende data en cijfers met betrekking tot de procedures samen te brengen, maar ook om eventuele vertragingen op te sporen en de verlenging van terugkerende opdrachten op te volgen.

Hierdoor staat de dienst Aankopen garant voor de continuïteit van de verschillende overheidsopdrachten, terwijl hij toeziet op de naleving van de procedures.

Aankopen die door het Agentschap worden gedaan, zijn onderworpen aan de reglementering over overheidsopdrachten, aan de delegaties van bevoegdheden en handtekeningen die zijn verleend aan onze Voogdijminister, aan onze directeur-generaal en/of adjunct-directeur-generaal en aan interne personen bij het Agentschap, aan de Inspectie van Financiën en, ten slotte, aan beslissingen die intern zijn genomen over de organisatie van de uitgaven.

Er zijn verschillende proceduredrempels - in € exclusief btw - vastgelegd, hetzij door het Agentschap, hetzij door de reglementering inzake overheidsopdrachten, hetzij door de Brusselse regering. Elk bedrag en elk type procedure vereist een andere aanpak en controle.

Deze drempels en de regels die erop van toepassing zijn, bepalen de mate van flexibiliteit of starheid van de gunnings- en analyseprocedures van de ontvangen offertes en de verschillende voorziene validatiefasen.

Vanaf  8.500 € exclusief btw worden de verschillende diensten van het Agentschap interne klanten van de dienst Aankopen en wordt hun procedure formeel omkaderd.
 

3. TRANSVERSALE PRINCIPES

Om een nieuwe aankoop te initiëren, vullen de interne klanten een formulier (ISO 9001) in en sturen dit op, zodat de dienst Aankopen intern kan bepalen welke procedure moet worden gestart en welke documenten en administratieve brieven moeten worden opgesteld.

De dienst Aankopen analyseert de beschreven behoeften en helpt de interne klant zo nodig bij zijn prospectie, ook bij opdrachtencentrales waartoe het Agentschap toegang heeft. Bijzondere aandacht wordt besteed aan de inschatting van de behoeften, zowel wat betreft de hoeveelheid als de kosten.

Kwaliteitscriteria

Voor elke overheidsopdracht zal de analyse van de offertes de economisch meest voordeligte offerte bepalen, d.w.z. de offerte die voor het Agentschap het interessantst is volgens alle criteria die in het bijzonder bestek zijn opgenomen, en niet systematisch de offerte met de laagste prijs. Aangezien het om overheidsgeld gaat, wordt niettemin bijzondere aandacht besteed aan de kosten die de geplande aankopen met zich meebrengen. In de praktijk zijn de meeste opdrachten onderworpen aan het voorafgaande advies van de Inspectie van Financiën voor begrotingscontrole.

Over het algemeen worden deze prijscriteria bij het Agentschap aangevuld met criteria die de kwaliteit van de ontvangen offertes beoordelen en worden vastgelegd in samenwerking met de interne klanten, die eigen baas en expert in hun vakgebied blijven.

Deze criteria worden ook gecombineerd met criteria van "kwalitatieve selectie" om het bedrijfsprofiel te bepalen dat het best geschikt is voor de uit te voeren missie of om de nodige leveringen te doen volgens de verwachtingen en behoeften van de klant.

Zodra de opdracht in behandeling wordt genomen bespreekt elke inkoper die instaat is voor een project met de interne klant de werkelijke behoeften en de juiste criteria waaraan de geplande aankoop moet voldoen. Geval tot geval worden bijvoorbeeld leveringstermijnen, referenties uit het verleden, technische kenmerken of labels opgenomen in het bijzonder bestek of in de raadpleging die naar bedrijven wordt gestuurd om systematisch de beste optie te bepalen, zowel op het vlak van kosten als van kwaliteit, voor elke missie of levering die wordt aangeschaft.

Gedragscode en ethiek

• Belangenvermenging
  De persoon die instaat voor een opdracht mag op geen enkele manier tussenkomen in een procedure waarmee hij een belangenconflict zou hebben - bijvoorbeeld als een lid van zijn familie of een bedrijf dat een lid van zijn familie in dienst heeft, zou inschrijven op deze opdracht.
   
• Verbod op persoonlijk gewin
  Er mag geen persoonlijk voordeel worden gevraagd of aangenomen door de persoon die instaat voor de opdracht. In de praktijk is het, vooral aan het einde van het jaar, gebruikelijk dat sommige leveranciers degustatiemanden of marketingproducten naar hun zakenpartners sturen. Bederfelijke consumptiegoederen worden gedeeld met het team in de kantoren; niet-bederfelijke goederen of goederen van grotere waarde worden doorgegeven aan de Sociale dienst van het Agentschap voor herverdeling via een jaarlijkse tombola om verschillende activiteiten voor het personeel van het Agentschap te financieren.
   
• Documentatie, digitalisering en transparantie
  Het hele proces, van prospectie tot uitvoering van de opdracht, of het nu gaat om een nieuwe leverancier of een contractvernieuwing, moet naar behoren worden gedocumenteerd, bewaard en elektronisch worden gearchiveerd in de gemeenschappelijke bestanden van de dienst Aankopen.

Sinds de digitalisering van opdrachten, die op federaal niveau verplicht is voor procedures boven de Europese drempel en in Brussel via een omzendbrief is uitgebreid tot alle gewestelijke overheidsopdrachten, ongeacht hun waarde, is het Agentschap overgeschakeld op digitale archivering. Bij de dienst Aankopen zijn de persoonlijke dossiers afgeschaft ten gunste van de dossiers per opdracht, georganiseerd volgens het soort opdracht (leveringen, diensten of werken). Deze zijn gesorteerd op referentienummer om de volledige geschiedenis van de aankoop van een bepaalde levering of dienst beschikbaar te maken en om, naast transparantie over het proces en de communicatie met bedrijven, aanvragen voor volgende opdrachten te verbeteren en te verfijnen, ook in het geval dat het dossier door een andere dossierbeheerder wordt overgenomen.

4. VERANTWOORDE AANKOPEN

Uitblinken op milieugebied is eigen aan het Agentschap en is onlosmakelijk verbonden met zijn activiteiten. Het milieu, en meer specifiek het behoud ervan, is het uiteindelijke doel van de operationele activiteiten die in de hoofdstad worden uitgevoerd.

Het Agentschap is een belangrijke speler in Brussel op het gebied van werkgelegenheid en multiculturele vertegenwoordiging, met bijzondere aandacht voor de sociale en menselijke ontwikkeling van het Gewest. De ondersteuning van de sociale economie draagt ook bij tot een meer lokale economie en helpt zo om het milieu in het Gewest te verbeteren.  

Overheidsopdrachten hebben een sterke sociale en milieudimensie. De dienst Aankopen benadrukt de eerbiediging van de mensenrechten in de documenten van de opdracht: ze voorzien dat inschrijvers zich verbinden tot de naleving van de internationale en basisverdragen van de IAO en tot naleving van de wet- en regelgeving inzake diversiteit (bijvoorbeeld via de "gelijkekansentest") om te kunnen deelnemen aan de opdrachten van het Agentschap.

De visie van de Algemene directie inzake kwaliteit en leefmilieu is ook opgenomen in de bijzondere bestekken van het Agentschap.

Twee grote lijnen in de praktijk:

1.    Streven naar 100% verantwoorde opdrachten

In eerste instantie heeft de dienst Aankopen kennis kunnen nemen van de realiteit van de opdracht en heeft de opdrachten geïdentificeerd met de grootste sociale of milieu-impact. Deze opdrachten vormen een belangrijke actiehefboom, ofwel vanwege hun budgettair belang, ofwel vanwege het aantal ingezette mensen of de gebruikte goederen, ofwel omdat ze betrekking hebben op een sector waar sociale of 'groene' spelers al goed ingeburgerd zijn.

Zonder volledig te zijn, de opdrachten over:

• Het beheer en de recyclage van ingezameld afval;
• Het gebouwenbeheer;
• De schoonmaak en drogisterijproducten;
• De bewaking;
• Het meubilair;
• De catering;
• De levering van kantoorbenodigdheden en papier;
• Textiel;
• Voertuigen, ...

zijn de opdrachten waarin het Agentschap in de loop der jaren zijn expertise heeft kunnen aanscherpen en waarin nu bijna systematisch milieu- en sociale criteria en clausules zijn opgenomen, vernieuwing na vernieuwing.

En bij elke vernieuwing van opdracht wordt er ook gekeken naar de analyse van de vorige opdracht om de criteria en eventuele sociale en milieuclausules aan te passen volgens de antwoorden en opmerkingen van de leveranciers tijdens de procedure. Het belangrijkste idee bij het opstellen van een bijzonder bestek is om elke innovatie of milieu- en sociale praktijk die door verschillende leveranciers kunnen worden voorgesteld, om te zetten in verplichte technische voorschriften.

De dienst Aankopen is ISO 14001-gecertificeerd en heeft een indicator om deze positieve trend in de opname van sociale en milieuclausules in de geplaatste opdrachten te volgen.

2.    Streven naar uitmuntendheid en voorbeeldige opdrachten

De dienst Aankopen heeft een stabiel team van ervaren inkopers. In plaats van de milieu- en sociale vaardigheden te centraliseren bij één persoon, is elke inkoper en technisch inkoper actief verantwoordelijk voor het prospecteren en opnemen van milieuaspecten in de opdracht.

Elk lid van het team wordt constant bijgeschoold en speelt een actieve rol bij het ontwikkelen van richtlijnen en contacten voor de dienst.

De dienst Aankopen geeft advies over sociale en milieukwesties aan interne klanten en ondersteunt hen bij het opnemen van sociale en milieuclausules in de opdrachten die door het Agentschap worden gelanceerd.

Daarnaast hecht het Agentschap bijzonder veel belang aan het delen van informatie, met name via het Brussels netwerk van Aankopers, opgezet door Easybrussels, en door de systematische en openbare publicatie van alle documenten van de opdracht op het federale elektronische platform. Het Agentschap streeft ernaar om voorbeeldige opdrachten op te stellen en zijn openbare-dienstverleningsopdracht te vervullen door een referentiepool te worden op milieu- en sociaal gebied.

Resultaten

Dankzij de interne initiatieven bij de dienst Aankopen bevatten bijna alle geplaatste opdrachten van leveringen ten minste één milieu- of sociale clausule. De geboekte vooruitgang, zoals het verminderen van de hoeveelheid verpakkingsmateriaal, de sensibilisering rond de vervuiling die gepaard gaat met leveringen en het bijna volledig bannen van biologisch niet-afbreekbare producten, zijn zo verplichte technische voorschriften geworden voor elk bedrijf dat wil deelnemen aan de opdrachten van het Agentschap.

Sindsdien is de indicator die gekoppeld is aan de ISO 9001- en 14001-certificering gewijzigd om de sociale en milieuprestaties van alle opdrachten van het Agentschap te verbeteren. Dankzij deze jaarlijkse meting, en ook dankzij de verplichting uit hoofde van de Brusselse omzendbrief van 26 november 2020 om sociale clausules op te nemen in opdrachten die de Europese drempel overschrijden, is een doelstelling van 60% verantwoorde opdrachten (d.w.z. met ten minste één sociale of milieuclausule) vastgelegd ongeacht het type opdracht.

5. VERBETERINGSPROJECTEN

Om onze werkwijzen voortdurend te verbeteren en onze expertise up-to-date te houden, volgt de dienst Aankopen de technologische ontwikkelingen in verband met de beroepen van het Agentschap en met de veranderingen in de wetgeving en de opdracht van kortbij op.

Elke opdracht - nieuwe of terugkerende - zal worden geanalyseerd rekening houdend met milieu- en/of sociale vooruitgang en de prospectie die is gehouden bij de beschikbare leveranciers.

In dezelfde geest, naarmate de milieu- en sociale praktijken steviger verankerd raken bij de leveranciers die antwoorden op de opdrachten van het Agentschap, wordt de opvolging van de eisen geïntensiveerd en wil het Agentschap deze blijven uitbreiden, of het nu gaat om labels of controle van de praktijken - rekening houdend met de technische en operationele bijzonderheden van essentiële en soms zeer specifieke sectoren.

Daarnaast ontwikkelt het Agentschap interne projecten om het beheer van institutioneel afval te optimaliseren op een meer circulaire manier, een beheer dat nog in de kinderschoenen stond gezien de moeilijkheden die gepaard gaan met opslag en de specifieke mankracht die nodig is, maar die in lijn is met de visie die het Agentschap wil ontwikkelen voor de toekomst.